Toutes les sociétés soumises à une certification doivent maintenir un système documentaire et une base technique qualité. Cette contrainte peut très rapidement devenir chronophage. Il n’existe pas de garantie que tous les documents soient à jour dans leur dernière version et que toutes les personnes concernées ont pris connaissance de celle-ci.
Toute la force de notre module Qualité est de vous aider à identifier tous les documents concernés par une modification, de toutes les tracer en version mineure et majeure, d’avoir un historique, de tracer les signatures des personnes concernées aux différentes étapes du processus puis de toujours garantir la dernière version applicable du document qui est accessible.Tous les éléments du système documentaire (Procédure, Processus, Instruction, Spécification) sont soumis à un cycle de vie en 3 phases :
1- Draft: Rédaction, Vérification, Approbation, Diffusable aux groupes de personnes définis
2-Diffusion: Notification et Contrôle que toutes les personnes concernées ont pris connaissance du document avec enregistrement de toutes les signatures électroniques respectives. Il n’est plus utile de faire circuler le document papier pour une signature manuscrite. A chaque étape du cycle de vie d’un document sont rattachées et historisées les signatures respectives. Quand toutes les signatures sont obtenues, le document passe à l’étape Applicable et passera en Application à la date d’application définie sur le document.
3-Application: Le document remplace la version précédente en application dans un format non éditable (pdf).Tous les documents peuvent être accédés directement à partir de l’ERP, sous contrôles des droits de l’opérateur, garantissant ainsi l’utilisation de la dernière version de la Fiche Technique jointe au dossier de fabrication, de la fiche de contrôle réception, des instructions pour un réglage machine, etc…. Les copies des documents dans les ateliers peuvent être proscrites et ainsi limiter les risques d’utilisation d’une mauvaise version. La remontée des dossiers de fabrication dans le coffre de données permet de disposer instantanément de tous les éléments permettant de qualifier une fabrication : Fiche suiveuse signée, Fiche technique annotée an cas de dérogation, Labelling, Fiche de contrôle signée, …. et le lien vers tous les documents qualité dans la version en vigueur au moment de la production. Sur requête d’un auditeur, le module Qualité vous fournit l’ensemble des documents qualifiant la production ainsi que toutes les pistes d’audit de chacun des documents.