Dossier client
Tous les documents en lien avec un client peuvent être numérisés et stockés dans le coffre numérique pour constituer le dossier client (Offre de prix, courriers, mails, etc..). Des documents mutualisés tels que des Appels d’Offres peuvent être liés à tous les clients du marché sans duplication du document pour chacun des dossiers client. Sur des gestions à l’affaire, les éléments d’achat issus de X3 peuvent être rattachés au dossier client indépendamment de leur cycle de vie dans le module achat. Ces dossiers client ont l’avantage de présenter tous les éléments à la force de vente ou aux chargés d’affaires sans qu’ils aient accès à X3.
Conservation réglementaire des factures de vente
Bien que les factures de vente soient toujours disponibles sur votre système d’information, il est indispensable d’en conserver une copie identique à celle qui a été envoyée au client ce que ne permet pas toujours une réédition. Même en cas de changement de système d’information, vous conserver un exemplaire original de la facture ce qui vous évite de maintenir l’ancien système en application.L’archivage électronique des factures de vente est la garantie de stocker la facture telle qu’elle a été transmise au client, 1eDoc se charge d’éditer dans un format numérique, toutes les factures avec le modèle d’édition en vigueur sur X3 et de les stocker pour un archivage numérique sécurisé en alimentant toutes les métadonnées à partir des données X3.Vous pouvez utiliser notre module EDI Vente pour Chorus Pro et transmettre vos factures directement sur le portail grâce à la transmission API. Ce mode vous permet de suivre l’avancement totalement automatisé de chacune de vos factures et d’apporter d’éventuelles corrections en cas de demandes d’informations complémentaires de la part du client. Lorsque la facture est en cours de traitement EDI, elle peut avoir différents statuts tenus à jour par le portail Chorus. Un opérateur a en charge le traitement de la pochette des factures en anomalie, il lui suffit d’apporter les corrections en fonction du message de refus et resoumettre la facture.